e-Fatura Programı Değiştirince Eski Faturalar Ne Olur?
E-Fatura Program Değişikliği Sürecinde Veri Güvenliği
e-Fatura sistemine geçmek kadar, ihtiyaçlarınıza daha iyi yanıt veren bir sisteme geçiş yapmak da doğaldır. Ancak program değiştirirken işletme sahiplerinin aklındaki önemli sorulardan birisi de: "Geçmiş yıllara ait faturalarım kaybolur mu?" Bu endişe, yasal saklama zorunlulukları nedeniyle oldukça haklıdır. Bu yazıda, e-fatura entegratörü veya programı değiştirdiğinizde verilerinizin nasıl korunacağını tüm detaylarıyla açıklıyoruz.
Program Değiştirince Eski e-Faturalar Silinir mi?
Kısa ve net cevap: Hayır, silinmez. e-Faturalarınızın mülkiyeti size aittir ve eski program sağlayıcınız (özel entegratörünüz), siz aboneliğinizi sonlandırsanız dahi bu faturaları yasal saklama süresi boyunca saklamakla yükümlüdür.
Ancak burada dikkat edilmesi gereken nokta, eski programın arayüzüne erişiminizin kesilebileceğidir. Bu nedenle, yeni bir sisteme geçerken eski faturalarınızın yedeğini almak veya yeni sisteme taşımak en sağlıklı yöntemdir.
e-Fatura Arşivleme ve Saklama Sorumluluğu Kimde?
Vergi Usul Kanunu’na göre, e-faturaların 10 yıl boyunca (TTK’ya göre 10, VUK’a göre 5 yıl) saklanması zorunludur. Bu sorumluluk doğrudan mükellefe (işletmeye) aittir.
Program değiştirdiğinizde eski faturalarınız GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) sistemlerinde kayıtlı kalmaya devam eder.
Ancak GİB, faturaların görselini (PDF/XML) sınırsız süreyle sizin adınıza saklamaz. Bu yüzden kullandığınız programın "saklama" hizmeti sunması hayati önem taşır.
Eski Faturalar Yeni Programa Taşınabilir mi?
Evet, bu mümkündür. Birçok modern e-fatura programı, başka sistemlerden veri içe aktarma (import) özelliğine sahiptir.
Faturaport gibi kullanıcı dostu sistemlerde, eski entegratörünüzden aldığınız XML veya Excel formatındaki fatura listelerini sisteme yükleyebilirsiniz.
Bu sayede tüm geçmiş faturalarınız tek bir panelde toplanır ve arama/filtreleme işlemlerini tek bir yerden yapmaya devam edebilirsiniz.
e-Fatura Programı Değiştirirken İzlenmesi Gereken Adımlar
Süreci sorunsuz atlatmak için şu adımları takip etmelisiniz:
Veri Yedeği Alın: Eski programınızdan tüm faturalarınızı XML ve PDF formatında toplu olarak indirin.
Mali Mühür/e-İmza Hazırlığı: Yeni sisteme aktivasyon yaparken mali mühür veya e-imzanızın yanınızda olduğundan emin olun.
GİB Aktivasyonu: Yeni entegratörünüz üzerinden GİB imza süreçlerini tamamlayarak sisteminizi aktif hale getirin.
Cari ve Stok Aktarımı: Sadece faturaları değil; müşteri listenizi (cari) ve ürün listenizi de (stok) yeni sisteme taşıyarak işe sıfırdan başlamak zorunda kalmayın.
Faturaport ile Geçiş Süreci Çok Kolay!
Faturaport, program değişikliği yapmak isteyen işletmelere "zahmetsiz geçiş" imkanı sunar. Bulut tabanlı yapısı sayesinde:
Eski faturalarınızı sisteme aktarabilir,
Geçmişe dönük tüm kayıtlarınızı güvenli sunucularda 10 yıl boyunca saklayabilir,
Karmaşık kurulum süreçleriyle uğraşmadan, saniyeler içinde yeni faturanızı kesebilirsiniz.
Geçmişinizi Güvenceye Alın, Geleceğe Hızlı Başlayın!
Program değiştirmek faturalarınızdan vazgeçmek anlamına gelmez. Profesyonel bir altyapı ile geçmiş kayıtlarınızı koruyabilir ve ön muhasebe süreçlerinizi çok daha verimli hale getirebilirsiniz. Faturaport ile değişimden korkmayın, dijitalleşmenin konforunu yaşayın.
İşinizi profesyonelleştirmek ve yasal risklerden kurtulmak için hemen