Akaryakıt Bayileri İçin E-İrsaliye Zorunluluğu

Akaryakıt istasyonu işletiyorsunuz ya da dağıtım, depolama veya rafineri faaliyeti yürütüyorsunuz. Cironuzun ne kadar olduğuna bakılmaksızın e-irsaliye zorunluluğu sizi doğrudan kapsıyor. Geçiş tarihini kaçırmak her belge için 17.000 TL ceza anlamına gelebilir.

Bu rehberde akaryakıt sektöründe faaliyet gösteren tüm EPDK lisans sahiplerinin e-irsaliye yükümlülüğünü, geçiş takvimini, hangi lisans türlerinin kapsama girdiğini ve uyum sürecinin nasıl yönetileceğini açıklıyoruz.

Yasal Dayanak: VUK 509 No.lu Tebliğ ve Sektörel Zorunluluk

E-irsaliye zorunluluğunun genel dayanağı 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği'dir. Bu tebliğ kapsamında akaryakıt sektörü, ciro eşiğine bakılmaksızın özel zorunluluk grubuna alınmıştır.

Akaryakıt istasyonları dahil olmak üzere Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu'ndan (EPDK) lisans alan mükelleflerin, lisans alımı veya imal, inşa veya ithalin gerçekleştirildiği ayı izleyen dördüncü ayın başından itibaren e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamasına geçmeleri gerekmektedir.

Akaryakıt firmalarının, lisans işlemlerini gerçekleştirdikleri ayı izleyen dördüncü ayın başından itibaren e-İrsaliye uygulamasına geçiş yapmaları zorunludur.

Yani akaryakıt sektöründe EPDK'dan lisans aldığınız andan itibaren geri sayım başlar. Lisansı aldığınız ayı izleyen 4. ayın 1. günü e-irsaliye zorunluluğunuz başlar.

Kimler Kapsama Giriyor? EPDK Lisans Türleri

ÖTV Kanunu'na ekli (I) sayılı listedeki malların imali, ithali, teslimi gibi faaliyetleri nedeniyle EPDK'dan lisans alan tüm mükellefler — rafineriler, dağıtım şirketleri, depolama şirketleri, akaryakıt istasyonu bayiler ve diğer lisans sahipleri — e-İrsaliye uygulamasına geçmek ve bu tarihten itibaren düzenleyecekleri tüm sevk irsaliyelerini e-İrsaliye olarak düzenlemek zorundadır.

Kapsama giren EPDK lisans türleri şunlardır:

Rafinerici Lisansı: Ham petrol işleyerek akaryakıt üreten tesisler.

Dağıtıcı Lisansı: Akaryakıtı rafineriden veya ithalatçıdan alarak bayilere dağıtan firmalar.

Depolama Lisansı: Akaryakıt depolama ve terminali işleten firmalar.

Taşıma Lisansı: Akaryakıtı tanker veya boru hattıyla taşıyan firmalar.

İhrakiye Teslim Lisansı: Uçak ve gemilere yakıt ikmal eden firmalar.

Bayilik Lisansı (İstasyonlu/İstasyonsuz): Akaryakıt istasyonu işleten bireysel ve kurumsal bayiler. Bu grupta hem büyük zincir istasyonlar hem de tek istasyonlu küçük ölçekli bayiler yer alır.

Madeni Yağ Lisansı: ÖTV I sayılı liste kapsamındaki madeni yağ üreticileri ve ithalatçıları.

Önemli not: Ciro limitine bakılmaksızın ÖTV I sayılı liste kapsamında lisans alanlar, tutar ne olursa olsun e-irsaliye düzenlemekle yükümlüdür. Yani bayilik lisansı alan küçük ölçekli bir akaryakıt istasyonu da bu yükümlülük kapsamındadır.

Geçiş Takvimi: "4 Ay" Kuralı

Akaryakıt sektöründe e-irsaliye geçiş takvimi diğer mükelleflerden farklı işlemektedir. Genel ciro eşiğini aşarak kapsama giren mükellefler belirli bir takvimle sisteme dahil olurken, EPDK lisans sahipleri için kural şudur:

Lisans alınan ayı izleyen 4. ayın ilk günü e-irsaliye zorunluluğu başlar.

Halihazırda lisansı bulunanlar: 1 Ocak 2020 öncesinde lisans almış akaryakıt firmaları için zorunluluk 1 Temmuz 2020 tarihinde başladı. Bu tarihten önce geçiş yapmayanlar için yükümlülük halihazırda devam etmektedir.

Yeni lisans alanlar: 1 Ocak 2020 tarihinden itibaren işe başlayacak olanlar için e-İrsaliye uygulamasına geçme zorunluluğu, söz konusu işlemlerin gerçekleştirildiği ayı izleyen dördüncü ayın başından itibaren başlayacaktır.

E-Fatura Zorunluluğu da Birlikte Geliyor

EPDK lisans sahipleri için yalnızca e-irsaliye değil, e-fatura zorunluluğu da aynı tarihte devreye girer.

EPDK'dan akaryakıt dağıtım lisansı alan bir şirket, yaklaşık dört ay içinde e-fatura sistemine geçiş hazırlığını tamamlamalıdır.

E-irsaliye zorunluluğu kapsamına giren bir işletme, aynı zamanda e-fatura kullanıcısı da olmak zorundadır. Bu nedenle geçiş hazırlığı iki sistemi birlikte kapsamalıdır:

• E-Fatura ve E-Arşiv Fatura: Lisans alımını izleyen 4. ayın başından itibaren
• E-İrsaliye: Lisans alımını izleyen 4. ayın başından itibaren (aynı tarih)

E-fatura mükellefi olan akaryakıt sektöründeki firmaların, müşteri e-Fatura uygulamasına dahil ise e-Fatura, değilse e-Arşiv Fatura kesmeleri gerekmektedir.

Akaryakıt Sektöründe E-İrsaliye Nasıl Kullanılır?

Dağıtım Şirketinden Bayiye Sevkiyat

Dağıtım şirketi, akaryakıtı bayiye tanker ile sevk ederken e-irsaliye düzenler. Belgede tanker plakası, ürün cinsi (benzin, motorin, LPG vb.), miktarı ve teslimat adresi yer alır. E-irsaliye tankerin yola çıkmasından önce sisteme girilir; bayi teslim aldığında sistemden onaylar.

Bayiden Tarımsal Amaçlı Satış

İstasyonlu akaryakıt bayileri, lisansları kapsamındaki akaryakıt istasyonları yoluyla, tarım sektörünün ihtiyaçları için tanker ve köy pompası vasıtasıyla LPG hariç akaryakıt satışı yapabilir. Bu satışlarda da e-irsaliye düzenlenmesi gerekmektedir.

Depodan Dağıtıcıya Transfer

Depolama tesisinden dağıtım şirketine yapılan sevkiyatlarda e-irsaliye zorunludur. Ürün cinsi, depo numarası, çıkış ve varış adresleri eksiksiz belirtilmelidir.

Tanker ile Yol Denetimi

Kağıt irsaliyelerin araçta unutulması veya yanlış doldurulması yol denetimlerinde ağır özel usulsüzlük cezalarına neden olur. E-irsaliye sisteminde ise araçta kağıt taşıma zorunluluğu yoktur; trafik denetim ekipleri karekod üzerinden irsaliyeyi anlık sorgulayabilir.

Geçiş Döneminde Kağıt İrsaliye Kullanılabilir mi?

E-İrsaliye uygulamasına dahil olan mükellefler, uygulamaya dahil oldukları tarihin içinde bulunduğu ayın sonuna kadar söz konusu belgeleri kağıt ortamda da düzenleyebilirler. Ancak aynı işlem için "e-İrsaliye" veya kağıt ortamdaki "sevk irsaliyesi" belgelerinden sadece birinin düzenlenmesi gerekmektedir.

Yani zorunluluk başladıktan sonra o ayın sonuna kadar kağıt irsaliye ile geçiş dönemi yaşanabilir. Ancak her iki belgeyi birden düzenlemek yasaktır.

E-İrsaliyeye Geçmemenin Cezası 2026

E-irsaliyenin düzenlenmemesi, kullanılmaması, bulundurulmaması, düzenlenen belgelerin aslı ile örneğinde farklı meblağlara yer verilmesi, gerçeğe aykırı olarak düzenlenmesi, e-belge olarak düzenlenmesi gerekirken kağıt olarak düzenlenmesi ve hiç düzenlenmemiş sayılması durumunda her bir belge için 17.000 TL özel usulsüzlük cezası kesilir.

Günde onlarca sevkiyat yapan bir akaryakıt dağıtım firması için bu ceza hızla büyük rakamlara ulaşabilir. Her bir eksik veya yanlış belge ayrı cezaya konu olur.

E-İrsaliyeye Geçiş Süreci: Adım Adım

1. Adım: E-Fatura Başvurusu

E-irsaliyeden önce e-fatura mükellefi olmak zorunludur. Henüz e-faturaya geçmediyseniz GİB'e veya özel entegratöre başvurarak e-fatura aktivasyonunu tamamlayın.

2. Adım: Entegrasyon Yöntemi Seçimi

E-irsaliye için üç yöntemden biri tercih edilir:

GİB Portalı: Ücretsiz, manuel kullanım. Yüksek hacimli sevkiyatlarda pratik değildir.

Özel Entegratör: GİB onaylı yazılım firmaları üzerinden. Otomatik düzenleme, anlık iletim ve 10 yıllık arşivleme sağlar. Yüksek hacimli akaryakıt firmaları için en uygun yöntemdir.

Doğrudan Entegrasyon: Firmanın kendi bilgi işlem sistemini GİB altyapısına bağlaması. Büyük ölçekli rafineriler ve dağıtım şirketleri için tercih edilir.

3. Adım: Mali Mühür Temini

E-irsaliye düzenlemek için mali mühür (tüzel kişiler) veya NES (gerçek kişiler) zorunludur. TÜBİTAK Kamu SM üzerinden başvuru yapılabilir.

4. Adım: Sistem Entegrasyonu ve Test

Seçilen yöntemin akaryakıt yönetim sisteminizle entegrasyonu tamamlanır. GİB test ortamında deneme irsaliyeleri oluşturularak sistem doğrulanır.

5. Adım: Personel Eğitimi

Sahada tanker şoförlerinden idari personele kadar e-irsaliye sürecini yönetecek tüm çalışanların sistemi doğru kullanabilmesi için eğitim verilmesi önerilir.

Akaryakıt Sektörüne Özel E-İrsaliye İpuçları

Tanker plakası zorunludur: Karayoluyla yapılan tüm akaryakıt sevkiyatlarında e-irsaliyede araç plakası mutlaka belirtilmelidir. Denetimde plaka sorgulaması yapılır.

Ürün kodu ve miktarı doğru girilmelidir: Akaryakıt ürün kodları (benzin türleri, motorin çeşitleri, LPG) ve litre cinsinden miktar bilgisi doğru girilmezse belge geçersiz sayılabilir.

Sevkiyat başlamadan önce düzenlenmeli: E-irsaliye, tanker yola çıkmadan önce sisteme kaydedilmiş olmalıdır. Sonradan düzenleme yapılması hukuki açıdan geçersizdir.

Alıcı onayı takip edilmeli: E-irsaliye alıcıya iletildikten sonra alıcının sistemi onaylaması veya ret bildirmesi beklenir. Onaysız kalan irsaliyeler düzenli takip edilmelidir.

Teknik kesinti durumu: Sevkiyatın başladığı lokasyonda teknik nedenlerle e-irsaliye düzenlenemiyorsa GİB kılavuzunda belirtilen prosedür uygulanmalı; kağıt irsaliye düzenlenerek sonradan sisteme işlenmelidir.

Akaryakıt E-İrsaliyesinde Bulunması Gereken Bilgiler

Faturaport ile Akaryakıt E-İrsaliyesini Kolayca Yönetin

Faturaport, GİB onaylı özel entegratör altyapısıyla akaryakıt sektörüne yönelik e-irsaliye ve e-fatura çözümleri sunmaktadır. Yüksek hacimli sevkiyatlarda bile e-irsaliye saniyeler içinde oluşturulur ve GİB'e anlık iletilir. Tüm belgeler 10 yıl boyunca yasal arşivleme kapsamında saklanır. Mobil uygulama sayesinde tanker şoförleri sahada anlık irsaliye kontrolü yapabilir. 14 gün ücretsiz deneme imkânıyla başlayabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

Küçük ölçekli tek istasyonlu bir bayi de e-irsaliye kullanmak zorunda mı? Evet. EPDK'dan bayilik lisansı alan tüm mükellefler, ciro büyüklüğünden bağımsız olarak e-irsaliye zorunluluğu kapsamındadır.

E-fatura olmadan e-irsaliyeye geçilebilir mi? Hayır. E-irsaliye zorunluluğu kapsamına giren işletmeler aynı zamanda e-fatura mükellefi olmak zorundadır. İkisi birlikte aynı tarihte başlar.

Lisansımı devraldım. Yeni bir 4 aylık süre başlıyor mu? Lisans devri yeni bir lisans alımı sayılır. Devrin gerçekleştiği ayı izleyen 4. ayın başında zorunluluk başlar. Mali müşavirinizle bu tarihi netleştirmeniz önerilir.

E-irsaliyede teknik sorun çıkarsa ne olur? GİB'in belirlediği prosedür doğrultusunda kağıt irsaliye düzenlenebilir ve sonradan elektronik ortama aktarılabilir. Bu durum belgelenmelidir.

Araç içinde kağıt irsaliye taşımak zorunda mıyım? Hayır. E-irsaliye sisteminde kağıt belge taşıma zorunluluğu yoktur. Denetimde karekod üzerinden sorgulama yapılır.

LPG bayileri de bu kapsamda mı? ÖTV I sayılı listesinde yer alan LPG, bu zorunluluk kapsamındadır. LPG dağıtım ve bayi lisansı sahipleri de e-irsaliyeye tabidir.