E-Fatura ve E-Arşiv Hakkında Bilmeniz Gereken Tüm İşlemler

e-Arşiv ve e-Fatura

Dijital dönüşümün bir parçası olarak e-fatura ve e-arşiv sistemleri, işletmelerin ve bireylerin muhasebe süreçlerini daha hızlı ve düzenli bir şekilde yönetmelerini sağlamaktadır. Vergi mevzuatına uygun olarak geliştirilen bu sistemler, faturaların dijital ortamda oluşturulmasını, saklanmasını ve takibini kolaylaştırmaktadır. E-fatura, sadece e-fatura mükellefleri arasında düzenlenen bir fatura türü iken, e-arşiv fatura ise e-fatura mükellefi olmayan kişi ve kurumlara kesilen elektronik faturadır.

Bu rehberde, e-fatura ve e-arşiv işlemleriyle ilgili sorgulama, iptal, itiraz ve başvuru gibi süreçleri nasıl yöneteceğinizi öğrenebilir, bu işlemler için gerekli olan resmi portallar hakkında bilgi edinebilirsiniz. Ayrıca, 2025 yılında e-fatura zorunluluğu kapsamına girecek işletmeler ve güncel e-arşiv fatura limitleri hakkında da detaylı bilgilere yer verilmektedir.

1. E-Fatura Mükellef Sorgulama

E-fatura mükellefi olup olmadığınızı kontrol etmek için Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) E-Fatura Portalı üzerinden sorgulama yapabilirsiniz. Bu portal sayesinde, bir firmanın e-fatura sistemine kayıtlı olup olmadığını öğrenebilir ve fatura süreçlerinizi buna göre yönetebilirsiniz.

Sorgulama Adresi: https://ebelge.gib.gov.tr/efaturakayitlikullanicilar.html

2. E-Arşiv Fatura Sorgulama

E-arşiv faturanızın durumunu öğrenmek için GİB E-Arşiv Fatura Sorgulama Portalı kullanılabilir. Bu portal, gönderilen e-arşiv faturalarının alıcıya ulaşıp ulaşmadığını ve onay durumunu kontrol etmek için idealdir.

Sorgulama Adresi: https://ebelge.gib.gov.tr/earsivsorgula.html

3. E-Fatura Saklama Hizmeti Verme İzni Alan Kurumlar

E-fatura sisteminde, faturalarınızın saklanması ve arşivlenmesi için yetkilendirilmiş kurumların listesini görüntüleyebilirsiniz. GİB tarafından e-fatura saklama izni verilmiş firmaların tam listesine aşağıdaki bağlantıdan ulaşabilirsiniz.

Liste Adresi: https://ebelge.gib.gov.tr/efaturasaklamaiznialanlarinlistesi.html

4. E-Fatura İptal ve İtiraz İşlemleri

E-faturalar belirli süreler içinde iptal edilebilir. Bunun için, GİB İptal ve İtiraz Portalı kullanılmaktadır. E-arşiv faturaları için iptal süreci farklıdır ve genellikle alıcının onayına tabidir.

İptal ve İtiraz Portalı: https://ebelgebasvuru.gib.gov.tr/iptal-itiraz/sertifika-giris

5. Mali Mühür Başvurusu

E-fatura sistemine geçiş yapabilmek için işletmelerin mali mühür sahibi olması gerekir. Kamu Sertifikasyon Merkezi (KSM) üzerinden yapılan başvurular sonucunda, şirketlerin mali mühürleri temin edilebilir.

Başvuru Adresi: https://mportal.kamusm.gov.tr/bp/edf.go

6. E-Fatura Kesme

E-fatura düzenlemek isteyen mükellefler, GİB E-Fatura Portalı veya özel entegratörler aracılığıyla bu işlemi gerçekleştirebilirler.

GİB E-Fatura Portalı Kullanım Adresi: https://portal.efatura.gov.tr/efatura/egiris.jsp

7. E-Arşiv Fatura Kesme

E-arşiv faturaları, e-fatura mükellefi olmayan kişi ve kurumlara kesilen dijital faturalardır. GİB E-Arşiv Portalı veya özel entegratör firmalar üzerinden düzenlenebilir.

GİB E-Arşiv Portalı Kullanım Adresi: https://earsivportal.efatura.gov.tr/intragiris.html

8. İhracat Fatura Portalı

İhracat yapan firmalar için e-fatura süreçleri farklı işlemektedir. İhracat Fatura Portalı, ihracat faturalarının düzenlenmesi, onaylanması ve gönderilmesi için kullanılan resmi platformdur.

İhracat Fatura Portalı Adresi: https://efatura.gtb.gov.tr/

9. E-Defter ve Diğer Dijital Belgeler

E-fatura sürecinin bir parçası olarak e-defter, e-mutabakat ve e-irsaliye gibi belgeler de dijital ortamda düzenlenmektedir.

E-Defter Portalı: https://edefter.gib.gov.tr/

10. 2025 Yılında E-Faturaya Kimler Geçecek?

2025 yılı itibarıyla, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın belirlediği yeni düzenlemeler çerçevesinde bazı işletmeler için e-fatura sistemine geçiş zorunlu hale gelecektir. Bu kapsamda, 2024 yılı brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri olan mükelleflerin 2025 yılında e-fatura sistemine geçmesi gerekecektir. Ayrıca aşağıdaki sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler için de e-fatura zorunluluğu bulunmaktadır:

• E-ticaret yapan işletmeler
• Konaklama ve otelcilik sektörü
• İnşaat sektörü
• Akaryakıt satışı yapan firmalar

Bu düzenlemelere uymayan firmalar, cezai yaptırımlarla karşı karşıya kalabilirler. Güncel gelişmeleri takip etmek için GİB duyurularına göz atabilirsiniz.

2025 yılı itibarıyla, belirlenen ciro sınırını aşan işletmelerin e-fatura sistemine geçişi zorunlu olacaktır.

11. E-Faturaya Geçiş Nasıl Yapılır?

E-faturaya geçiş yapmak isteyen mükelleflerin aşağıdaki adımları izlemesi gerekmektedir:

1. Mali Mühür Başvurusu Yapın: İlk adım olarak Kamu Sertifikasyon Merkezi'nden (KSM) mali mühür başvurusu yapılmalıdır.
2. GİB E-Fatura Başvuru Portalına Giriş Yapın: Başvurular, Gelir İdaresi Başkanlığı'nın (GİB) e-belge sistemi üzerinden yapılmaktadır.
3. E-Fatura Kullanım Yönteminizi Seçin: GİB Portal, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon seçeneklerinden birini tercih edebilirsiniz.
4. Test ve Aktivasyon Sürecini Tamamlayın: Başvurunuz onaylandıktan sonra test faturaları keserek sistemin çalışmasını doğrulayabilirsiniz.
5. Resmi Kullanıma Başlayın: Tüm adımlar tamamlandıktan sonra e-fatura kesmeye başlayabilirsiniz.

Geçiş süreciyle ilgili daha fazla detay için GİB E-Fatura Portalı adresini ziyaret edebilirsiniz.

E-fatura sistemine geçiş için mali mühür başvurusu yapılmalı ve GİB sistemine kayıt olunmalıdır.

12. 2025 E-Arşiv Fatura Limiti Ne Kadar?

2025 yılı için belirlenen e-arşiv fatura düzenleme limiti 10 bin TL (vergi mükellefi olmayanlar için) ve 5 bin TL (vergi mükellefleri arasındaki işlemler için) olarak güncellenmiştir. Bu tutarın üzerindeki faturalar, kağıt fatura yerine e-arşiv fatura olarak düzenlenmek zorundadır.

E-arşiv fatura kesmek zorunda olan işletmeler aşağıdaki kriterleri karşılamalıdır:

• E-Fatura Kullanıcısı Olmayan Mükellefler: Vergi mükellefi olmayanlara 10 bin TL ve üzeri fatura kesen firmalar.
• Vergi Mükellefleri Arasında İşlem Yapanlar: 5 bin TL ve üzeri tutarında fatura düzenleyen mükellefler.

E-arşiv fatura düzenlemeyen firmalara, GİB tarafından usulsüzlük cezaları uygulanabilir. Güncel limit bilgileri için GİB duyurularını takip edebilirsiniz.

GİB tarafından her yıl güncellenen e-arşiv fatura limitleri takip edilmelidir.