E-Arşiv Fatura Düzenleme Kuralları ve 2026 Uygulaması

2026, e-arşiv fatura uygulamasında kırılma noktası olan bir yıl. Bilanço esasına göre defter tutan mükellefler için kağıt fatura dönemi kapandı. İşletme hesabı ve basit usul mükellefler için de takvim başladı: 1 Ocak 2027'ye kadar kademeli geçiş.

Bu rehberde e-arşiv faturanın ne olduğunu, e-faturadan farkını, 2026 güncel zorunluluk kapsamını, mükellef türüne göre hangi kuralların geçerli olduğunu, belgenin içermesi gereken bilgileri, düzenleme yöntemlerini ve sık yapılan hataları açıklıyoruz.

E-Arşiv Fatura Nedir?

E-arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara yapılan satışların elektronik ortamda belgelendirilmesi için kullanılan fatura türüdür.

Kağıt fatura ile aynı hukuki geçerliliğe sahiptir. Fark şudur: Kağıt yerine elektronik ortamda oluşturulur, GİB sistemine raporlanır ve alıcıya elektronik olarak (e-posta, link vb.) veya kağıt çıktı olarak iletilir.

Yasal dayanak: VUK Madde 230 ve 509 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği.

E-Arşiv Fatura ile E-Fatura Arasındaki Temel Fark

En kritik kural: Eğer alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa, e-Arşiv fatura düzenlenemez. Mutlaka e-Fatura kullanılmalıdır.

2026 E-Arşiv Fatura Zorunluluk Kapsamı: Mükellef Türüne Göre

Bilanço Esasına Göre Defter Tutanlar (1 Ocak 2026'dan İtibaren)

1 Ocak 2026 itibarıyla yürürlüğe giren 589 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile bilanço esasına göre defter tutan birinci sınıf tüccarlar için kağıt fatura dönemi kesin olarak kapandı.

Kural: Tutarından ve alıcısından bağımsız olarak her fatura ya e-Fatura (alıcı e-Fatura kullanıcısıysa) ya da e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmek zorundadır.

Matbaada basılı koçanların bu grup için hukuki geçerliliği kalmamıştır.

E-Fatura Mükellefleri

e-Fatura sistemine kayıtlı mükelleflerin e-Fatura kullanıcısı olmayan kişi veya kurumlara düzenleyeceği tüm faturalar e-Arşiv Fatura olmalıdır.

İşletme Hesabı Esasına Göre Defter Tutanlar ve Basit Usul Mükellefler (Kademeli Geçiş)

Bu mükellefler için 2026'da iki farklı kural geçerli:

3.000 TL ve üzeri faturalar: GİB Portalı üzerinden e-Arşiv Fatura zorunludur.

3.000 TL altındaki faturalar: 1 Ocak 2027'ye kadar kağıt fatura veya ÖKC fişi düzenlenmeye devam edilebilir.

1 Ocak 2027'den itibaren: Bu mükellefler için de tutardan bağımsız olarak tüm faturalar e-Arşiv Fatura olacak.

e-Arşiv Fatura Kapsamına Girmemiş Mükellefler

e-Arşiv sistemine dahil olmayan ve aynı zamanda bilanço esaslı defter de tutmayan mükellefler için şu kural uygulanır:

1 Ocak 2026 itibarıyla: e-Arşiv uygulamasına dahil olmayan mükellefler, vergiler dahil 12.000 TL'yi aşan faturaları GİB Portalı üzerinden e-Arşiv Fatura olarak düzenlemek zorundadır.

12.000 TL ve altı: ÖKC fişi veya kağıt fatura düzenlenebilir.

2026 Fatura ve E-Arşiv Zorunluluk Özet Tablosu

30.000 TL Kuralı: Nihai Tüketiciye Özel Sınır

e-Arşiv Fatura mükellefleri için nihai tüketiciye (vergi mükellefi olmayan kişiye) düzenlenen faturalarda da özel bir kural var:

Vergiler dahil 30.000 TL'yi aşan tutarda nihai tüketiciye düzenlenen e-Arşiv Faturalarda alıcının kimlik bilgilerinin (ad-soyad, adres) eksiksiz girilmesi zorunludur.

Alıcı T.C. kimlik numarasını paylaşmak istemiyorsa "11111111111" girilebilir.

E-Arşiv Faturada Bulunması Zorunlu Bilgiler

VUK Madde 230 uyarınca e-Arşiv Fatura'da şu bilgiler eksiksiz yer almalıdır:

Satıcı (düzenleyen) bilgileri:

• Adı, soyadı veya ticaret unvanı
• Vergi kimlik numarası (VKN) veya TCKN
• Bağlı bulunduğu vergi dairesi
• Adresi

Alıcı bilgileri:

• Adı, soyadı veya ticaret unvanı
• Adresi
• Vergi dairesi ve VKN/TCKN (vergi mükellefi ise)
• 30.000 TL üzeri tutarlarda nihai tüketici için kimlik bilgileri

Belge bilgileri:

• Fatura tarihi
• Seri ve sıra numarası (müteselsil)
• Düzenleme zamanı (saat/dakika olarak)
• Raporlama/imzalama zamanı

Ticari bilgiler:

• Malın cinsi, miktarı, birim fiyatı
• Hizmetin niteliği ve bedeli
• KDV oranı ve tutarı (ayrı satırda)
• Varsa ÖTV veya diğer vergiler
• İskonto varsa tutarı
• Toplam tutar (hem rakam hem yazı ile — kağıt çıktıda)

Elektronik imza:

• Mali mühür veya e-imza ile imzalanmış olmalı

E-Arşiv Fatura Nasıl Düzenlenir? 3 Yöntem

Yöntem 1: GİB Portalı (Ücretsiz)

Adres: earsivportal.efatura.gov.tr

GİB'in ücretsiz e-Arşiv portalı üzerinden manuel olarak fatura düzenlenir. Kullanıcı adı ve şifre ile giriş yapılır.

Avantajları: Ücretsiz, herhangi bir yazılım kurulumu gerektirmez.

Dezavantajları: Tamamen manuel işlem; yüksek hacimli faturalamada verimsizdir. Önemli uyarı: GİB Portalı üzerinden düzenlenen faturalar portalda yalnızca 6 ay saklanır. Sonrasında mükellef kendi başına indirip arşivlemek zorundadır.

Yöntem 2: Özel Entegratör (Faturaport gibi)

GİB onaylı özel entegratör platformu üzerinden düzenlenir. Mali mühür/e-imza ile entegrasyon kurulur; fatura GİB sistemine anlık iletilir.

Avantajları:

• Yüksek hacimli faturalamada otomatik işlem
• Muhasebe yazılımı entegrasyonu
• 10 yıllık güvenli arşiv güvencesi
• Alıcı VKN sorgulama (e-Fatura mı, e-Arşiv mi kesileceğini otomatik belirler)
• KDV oranı otomasyonu
• Anlık GİB iletimi

Yöntem 3: Doğrudan Entegrasyon (ERP)

Büyük ölçekli işletmeler kendi ERP/muhasebe sistemini GİB altyapısına doğrudan bağlar. Yüksek teknik yatırım gerektirir; çok yüksek hacimli işletmeler için idealdir.

7 Günlük Düzenleme Süresi (VUK Madde 231)

Malın teslimi veya hizmetin ifasından itibaren 7 gün içinde fatura düzenlenmesi zorunludur.

E-Arşiv faturada bu kural daha sıkı denetlenir:

• Fatura üzerindeki tarih ile mali mühür/imzalama zamanı GİB sisteminde kayıt altına alınır
• Geriye dönük tarih yazılması sistematik olarak takip edilebilir
• 7 günü aşan gecikmeler özel usulsüzlük cezasına konu olabilir

E-Arşiv Fatura Raporlama: 7 Günlük Rapor Zorunluluğu

e-Arşiv Fatura mükelleflerinin aylık veya haftalık olarak GİB'e e-Arşiv Fatura Raporu göndermesi zorunludur.

Önemli: Her 7 günde bir e-Arşiv Fatura Raporu gönderilmesi gerekebilir. Entegratör kullanılıyorsa bu raporlama genellikle otomatik yapılır. GİB Portalı kullanılıyorsa manuel takip şarttır.

İptal ve İade Süreci

7 Günlük İptal Süresi

e-Arşiv fatura, resmileşme tarihinden (düzenlenme tarihi) itibaren 7 gün içinde GİB Portalı veya entegratör üzerinden iptal edilebilir.

7 gün aşıldıktan sonra:

• Fatura yasal olarak geçerli sayılır
• İptal yerine alıcıdan iade faturası kesilmesi gerekir
• Iade faturasında "İptal edilen fatura numarası ve tarihi" belirtilmeli

İptal Edilen Faturaların Raporlanması

İptal edilen e-Arşiv faturaların bilgisi, takip eden gün akşamına kadar oluşturulacak e-Arşiv Fatura raporunda GİB'e raporlanmalıdır.

E-Arşiv Faturada KDV: Önemli Kurallar

KDV oranı seçimi: Satılan ürün/hizmetin NACE faaliyet koduna uygun KDV oranı seçilmelidir. 1 Nisan 2026'dan itibaren GİB, NACE koduna göre KDV oran kontrolü uygulamaktadır.

555 kodu: Yansıtma faturası, demirbaş satışı gibi faaliyet koduna göre beklenen KDV oranıyla kesim yapılamadığı durumlarda "555 — KDV Oran Kontrolüne Tabi Olmayan Satışlar" kodu seçilebilir.

Tevkifat: KDV tevkifatına tabi işlemlerde tevkifat oranı ve tutarı e-Arşiv faturada açıkça gösterilmeli. Ancak tevkifat, e-Arşiv'de değil KDV2 beyannamesiyle ayrıca beyan edilir.

KDV dahil tutar sınırı: Fatura zorunluluğunun doğup doğmadığı (12.000 TL eşiği) KDV dahil toplam tutar üzerinden değerlendirilir.

E-Arşiv Faturanın Alıcıya İletilmesi

e-Arşiv fatura alıcıya şu yollarla iletilebilir:

• E-posta: PDF veya HTML formatında
• İnternet üzerinden link: QR kodlu veya bağlantılı
• Kağıt çıktı: Yazıcıdan basılarak fiziksel teslim
• Sistem entegrasyonu: Alıcının ERP/muhasebe sistemiyle doğrudan bağlantı (B2B entegrasyon)

Önemli: Kağıt çıktı alınmasına gerek olmasa da alıcının talep etmesi halinde kağıt çıktı vermek zorunludur. Kağıt çıktı üzerinde "e-Arşiv Fatura" ibaresi ve GİB doğrulama bağlantısı/QR kodu yer almalıdır.

2026 Özel Usulsüzlük Cezaları

E-Arşiv fatura düzenlenmemesi veya hatalı düzenlenmesi halinde:

5 İş Günü İhbar İndirimi: Alıcı, fatura düzenlenmediğini 5 iş günü içinde GİB'e bildirirse alıcı adına ceza kesilmez; satıcı adına 3 kat uygulanır.

Sık Yapılan E-Arşiv Fatura Hataları

Hata 1: e-Fatura mükellefi alıcıya e-Arşiv kesmek Her iki taraf da e-Fatura kullanıcısıysa e-Arşiv kesilmesi hatalıdır. Alıcının VKN'sini mutlaka sorgulayın.

Hata 2: GİB Portalı'nın 6 aylık arşiv sınırını göz ardı etmek Portaldan düzenlenen faturalar 6 ay sonra görüntülenemez. PDF/XML olarak indirip ayrı arşivleyin veya entegratör kullanın.

Hata 3: 7 günlük süreyi kaçırmak Mal teslimi tarihinden 7 gün geçtikten sonra düzenlenen fatura yasal açıdan hatalı. İmzalama zamanı GİB'de kayıtlı.

Hata 4: İptal edilmiş faturayı raporlamamak İptal edilen e-Arşiv faturanın GİB'e raporu yapılmazsa ceza riski oluşur.

Hata 5: Bilanço esaslı mükellef olarak kağıt fatura kesmek 1 Ocak 2026'dan itibaren bu grup için kağıt fatura tamamen geçersiz. Matbu koçan hukuki değer taşımıyor.

Hata 6: KDV oranını yanlış seçmek 1 Nisan 2026'dan itibaren NACE kodu bazlı KDV kontrolü aktif. Yanlış oran seçimi fatura reddine veya cezaya yol açabilir.

Hata 7: 30.000 TL üzeri nihai tüketici faturasında kimlik bilgisi girmemek Bu durumlarda alıcı bilgilerinin eksiksiz girilmesi zorunludur; girilmezse belge eksik sayılır.

E-Arşiv ile Kağıt Fatura Aynı Anda Kullanılabilir mi?

Zorunluluk kapsamına giren mükellefler için hayır. Elektronik belge düzenlemek zorundayken kağıt fatura kesmek "belge düzenlenmemiş" sayılır ve ceza doğurur.

Geçiş dönemi istisnası: 589 Sıra No.lu Tebliğ uyarınca, e-Arşiv zorunluluğuna geçilen ayın sonuna kadar hem e-Arşiv hem kağıt fatura düzenlenebilir. Ancak aynı işlem için ikisi birden düzenlenemez.

Faturaport ile E-Arşiv Sürecini Otomatize Edin

Faturaport, GİB onaylı özel entegratör altyapısıyla e-Arşiv Fatura süreçlerini uçtan uca yönetmenizi sağlar:

• Alıcı VKN sorgulaması otomatik: e-Fatura mı, e-Arşiv mi kesileceğini sistem belirler
• KDV oranı otomatik uygulanır; NACE uyumlu kontrol yapılır
• GİB sistemine anlık iletim; 7 günlük süre gecikmesi riski sıfıra yakın
• e-Arşiv Fatura Raporları otomatik oluşturulup GİB'e gönderilir
• Tüm belgeler 10 yıl güvenli arşivde saklanır (GİB Portalı'nın 6 aylık sınırı yok)
• Alıcıya e-posta veya sistem entegrasyonuyla otomatik iletim
• Mali müşavirinize KDV ve muhtasar verileri anlık aktarım

14 gün ücretsiz deneme imkânıyla başlayabilirsiniz.

Sık Sorulan Sorular

E-Arşiv fatura ile kağıt fatura aynı hukuki geçerliliğe sahip mi? Evet. e-Arşiv Fatura, kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahiptir.

Bilanço esaslı mükelleflerin kağıt fatura dönemi ne zaman bitti? 1 Ocak 2026. Bu tarihten itibaren her fatura ya e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura olarak düzenlenmek zorunda.

İşletme hesabı mükellefler için geçiş ne zaman tamamlanıyor? 1 Ocak 2027. 2026 boyunca 3.000 TL altındaki faturalarda kağıt/ÖKC fişi kullanılabilir.

e-Arşiv fatura düzenlemek için mali mühür zorunlu mu? Tüzel kişiler (şirketler) için mali mühür, gerçek kişiler için e-imza gereklidir.

GİB Portalı ile fatura düzenlemek ücretsiz mi? Evet. Ancak 6 ay sonra faturalara erişilemez; arşiv sorumluluğu kullanıcıya aittir.

E-Arşiv fatura kaç gün içinde iptal edilebilir? Düzenlenme tarihinden itibaren 7 gün. Sonrasında alıcıdan iade faturası gerekmektedir.