Tıbbi Cihaz ve Malzeme Tedarikçileri İçin Yeni Fatura Senaryosu

Sağlık sektöründe faaliyet gösteren tedarikçiler için faturalama artık eskisi gibi değil. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB), ilaç ve tıbbi cihaz ticareti yapan tüm e-fatura mükelleflerini doğrudan ilgilendiren yeni ve zorunlu bir fatura senaryosu hayata geçirdi: ILAC_TIBBICIHAZ.

Bu düzenlemeyi zamanında uygulamamak; cezai yaptırımları, SGK fatura ret süreçlerini ve ürün takip sistemleriyle uyumsuzluğu beraberinde getirebilir. Peki bu yeni senaryo tam olarak nedir, kimler uymak zorundadır, faturada hangi bilgiler zorunludur? Bu rehberde tüm detayları net ve anlaşılır bir dille açıklıyoruz.

ILAC_TIBBICIHAZ Senaryosu Nedir?

GİB tarafından Haziran 2025'te yürürlüğe giren düzenlemeyle birlikte, ilaç ve tıbbi cihaz ticareti yapan e-fatura mükelleflerinin faturalarını "ILAC_TIBBICIHAZ" senaryosu üzerinden düzenlemeleri zorunlu hale geldi.

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından hayata geçirilen "ILAC_TIBBICIHAZ" e-fatura tıbbi senaryosu, ilaç ve tıbbi cihaz ticareti yapan işletmelerin faturalandırma süreçlerini standartlaştırmak amacıyla geliştirilmiştir. Bu senaryo, hem Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) hem de Ürün Takip Sistemi (ÜTS) ile entegre çalışarak medikal işletmelerin elektronik ortamda fatura kesimini daha güvenli, hızlı ve hatasız hale getirmektedir.

Özetle bu senaryo; sağlık tedarik zincirindeki şeffaflığı artırmak, ürün izlenebilirliğini güvence altına almak ve hatalı faturalandırma riskini en aza indirmek için tasarlanmış zorunlu bir dijital standarttır.

Kimler Bu Senaryoyu Kullanmak Zorunda?

Özel hastaneler, tıp/diyaliz merkezleri, laboratuvarlar, eczaneler, optikçiler, tıbbi cihaz ve malzeme tedarikçileri gibi SGK'ya fatura kesen tüm kuruluşlar, cirodan bağımsız olarak e-fatura uygulamasına geçmek zorundadır.

Bu kapsam son derece geniş tutulmuştur. Aşağıdaki kuruluşların tamamı ILAC_TIBBICIHAZ senaryosunu kullanmakla yükümlüdür:

• Tıbbi cihaz ve malzeme tedarikçileri
• İlaç depoları ve ecza depoları
• Özel hastaneler ve tıp merkezleri
• Diyaliz merkezleri ve laboratuvarlar
• Eczaneler ve optisyenlik müesseseleri
• İşitme merkezleri ve kaplıcalar
• Beşeri tıbbi ürün üreten veya sunan özel hukuk tüzel kişileri

SGK ile sözleşme imzalayan sağlık hizmeti sunucuları ile medikal malzeme ve ilaç/etken madde temin eden tüm mükellefler, SGK'ya fatura düzenlemeye başlamadan önce e-fatura uygulamasına geçmek zorundadır.

Zorunluluk Tarihleri

Uyum takvimi sektördeki farklı işletmeler için farklı tarihler içermektedir:

Eczaneler ve Optisyenlik Müesseseleri için daha önce duyurulan zorunluluk tarihi geçerliliğini koruyor ve bu işletmeler için ilaç ve tıbbi cihaz faturası düzenleme yükümlülüğü 1 Ekim 2026 itibarıyla yürürlüğe girecek.

Tıbbi cihaz ve malzeme tedarikçileri için bu tarih çoktan geride kalmıştır. Eğer hâlâ eski senaryoyla fatura düzenliyorsanız, bir an önce geçiş yapmanız gerekmektedir.

Faturada Zorunlu Olması Gereken Bilgiler

Yeni senaryonun en kritik teknik boyutu, fatura satırlarında ürün tipine göre değişen zorunlu alan gereklilikleridir. İlaç ve tıbbi cihaz için tanımlanması gereken bilgiler birbirinden farklıdır.

İlaç Teslimleri İçin Zorunlu Alanlar

İlaç teslimleri için oluşturulacak e-faturada şu alanlar zorunludur: GTIN (Küresel Ticari Ürün Numarası), Parti Numarası (Batch Number), Sıra Numarası/SN (Serial Number) ve Son Kullanma Tarihi (Expiration Date).

Tıbbi Cihaz Teslimleri İçin Zorunlu Alanlar

Tıbbi cihaz teslimleri için oluşturulacak e-faturada ise UNO (Ürün Numarası), LNO (Lot/Batch Numarası), SNO (Seri/Sıra Numarası) ve URT (Üretim Tarihi) alanları zorunludur.

Bu alanların eksik ya da hatalı doldurulması, GİB şematron denetiminden geçilememesine ve faturanın geçersiz sayılmasına yol açabilir.

Seri-Lot Takibi Neden Bu Kadar Önemli?

Seri-lot takibi, medikal ürünlerin izlenebilirliğini sağlamak için yasal bir zorunluluktur. ILAC_TIBBICIHAZ e-fatura senaryosunda her ürün kalemi için seri veya lot numarasının fatura üzerinde belirtilmesi gerekir. Bu sayede olası bir ürün geri çağırma veya denetim durumunda ilgili ürünler hızla tespit edilip sürece dahil edilir.

Son kullanma tarihi yaklaşmış ya da hatalı üretim partisine ait bir ürünün tespiti, doğrudan hasta sağlığını ilgilendiren bir konudur. Dolayısıyla seri-lot takibi yalnızca yasal bir zorunluluk değil; aynı zamanda bir hasta güvenliği meselesidir.

Fatura Tipleri: Hangi İşlemde Hangi Tip Kullanılır?

E-fatura tıbbi olarak düzenlenen faturalar "ILAC_TIBBICIHAZ" senaryosuyla gönderilecek olup bu faturalar "SATIŞ", "İSTİSNA", "TEVKİFAT", "TEVKİFATİADE", "İADE" ve "İHRAÇKAYITLI" fatura tiplerinden biri seçilerek elektronik fatura olarak düzenlenebilecektir.

Bu demektir ki ILAC_TIBBICIHAZ senaryosu yalnızca olağan satış faturalarını değil; SGK'ya kesilen tevkifatlı faturalar, ihracat kayıtlı faturalar ve iade faturalarını da kapsamaktadır. Her işlem türü için doğru fatura tipinin seçilmesi büyük önem taşır.

Aynı Faturada İlaç Dışı Ürün veya Hizmet Olabilir mi?

Bu, sektörde en çok merak edilen sorulardan biridir. Yanıt: Evet, artık mümkün.

Yeni düzenlemeye göre ilaç, tıbbi cihaz ve diğer ürün/hizmetler aynı faturada yer alabilecektir. Bu, e-fatura uygulamasının daha esnek ve verimli kullanılmasını sağlamaktadır.

Kargo bedeli, montaj ücreti veya diğer hizmet kalemleri gibi İTS ve ÜTS kapsamı dışındaki ürün ya da hizmetler aynı faturaya eklenebilir. Bu durumlarda söz konusu kalemlerin stok tipi olarak "DIGER" seçilmesi gerekmektedir. Ancak şunu da belirtmek gerekir: faturada en az bir satırda ilaç veya tıbbi cihaz kapsamında bir kalem bulunması zorunludur.

Teknik Altyapı: UBL-TR 1.2 Standardı

Yeni senaryo UBL-TR 1.2 standardına göre geliştirilmiştir. Bu, ERP ve muhasebe yazılımlarının XML tabanlı fatura oluşturma yapısını desteklemesi gerektiği anlamına gelir.

Kullandığınız muhasebe veya e-fatura programının bu teknik standardı destekleyip desteklemediğini kontrol etmeniz gerekmektedir. Güncel olmayan ya da bu senaryoya uyum sağlamamış yazılımlar üzerinden fatura kesildiğinde GİB şematron denetimi hata verecek ve fatura iletilemeyecektir.

SGK Faturalarında Dikkat Edilmesi Gerekenler

SGK'ya kesilen faturalar, standart ILAC_TIBBICIHAZ senaryosunun yanı sıra SGK'nın kendi teknik dokümantasyonuna da uygun olmak zorundadır. SGK e-fatura teknik kılavuzu ayrıca incelenmeli; özellikle tevkifat oranları, hizmet kodları ve SGK'nın özel alan gereklilikleri göz önünde bulundurulmalıdır.

SGK ile anlaşmalı sağlık kuruluşları için e-fatura uygulamasına geçiş bir tercih değil, doğrudan yasal zorunluluktur. Ciro tutarı ne olursa olsun faaliyet konusu bu kapsamdaysa e-fatura sistemine geçiş yapılması gerekmektedir.

Uyumsuzluğun Bedeli: Cezalar ve Riskler

ILAC_TIBBICIHAZ senaryosuna uymadan fatura düzenlemek ciddi sonuçlar doğurabilir:

Vergi Cezaları: Vergi Usul Kanunu kapsamında zamanında düzenlenmeyen ya da standartlara uygun olmayan faturalar için özel usulsüzlük cezası uygulanır.

SGK Fatura Reddi: SGK, uyumsuz formatta düzenlenen faturaları sistem üzerinde reddedebilir. Bu durum tahsilat süreçlerini doğrudan aksatır.

ÜTS/İTS Entegrasyon Sorunları: Zorunlu ürün bilgileri eksik faturalar, Türkiye İlaç ve Tıbbi Cihaz Kurumu (TİTCK) sistemleriyle uyumsuzluk yaratır.

Denetim Riski: GİB'in şematron denetimleri otomatik çalışmaktadır. Uyumsuz faturalar sistem tarafından otomatik olarak reddedilir ve denetim süreçlerini tetikleyebilir.

Geçiş Sürecinde Yapılması Gerekenler

Eğer tıbbi cihaz ve malzeme tedarikçisiyseniz ve henüz bu senaryoya geçiş yapmadıysanız şu adımları uygulamanız önerilir:

1. Yazılım Güncellemesini Kontrol Edin Kullandığınız muhasebe veya e-fatura programının ILAC_TIBBICIHAZ senaryosunu destekleyip desteklemediğini yazılım firmanızla teyit edin.

2. Stok Kartlarını Düzenleyin Her ürün için ilgili ürün tipini (Tıbbi Cihaz, İlaç, Sarf Malzeme vb.) yazılımınızda tanımlamanız gerekmektedir. Bu adım olmadan senaryo seçimi yeterli değildir.

3. Seri-Lot Kayıtlarını Tamamlayın Tüm ürünlerinizin seri numarası, lot numarası, üretim tarihi ve son kullanma tarihi gibi bilgilerinin sistemde eksiksiz kayıtlı olduğundan emin olun.

4. Test Faturası Kesin Canlı ortama geçmeden önce sisteminizde test faturası oluşturarak GİB şematron denetiminden geçip geçmediğini kontrol edin.

5. Mali Müşavirinizle Koordinasyon Sağlayın SGK tevkifat oranları, ihracat işlemleri ve iade faturalarında hangi fatura tipinin seçilmesi gerektiği konusunda mali müşavirinizle bilgi alışverişi yapın.

Faturaport ile ILAC_TIBBICIHAZ Senaryosuna Uyum

Tüm bu teknik gereklilikler karşısında doğru bir e-fatura programı seçimi kritik önem taşımaktadır. Faturaport, tıbbi cihaz ve malzeme tedarikçilerinin e-fatura süreçlerini kolayca yönetebileceği, GİB uyumlu altyapısıyla öne çıkan bir çözüm sunmaktadır.

Faturaport ile;

• Fatura senaryonuzu kolayca seçebilir,
• Ürün bazlı seri-lot bilgilerini sisteme tanımlayabilir,
• SGK dahil tüm alıcılara GİB uyumlu e-fatura gönderebilir,
• Cari hesap takibinizi ve gelir-gider durumunuzu mobil cihazdan da yönetebilirsiniz.

Üstelik eski programınızdan Faturaport'a geçiş tamamen ücretsiz, veri aktarımı hızlı ve ilk 14 gün ücretsiz deneme imkânı mevcut.

Sık Sorulan Sorular

ÜTS'ye kayıtlı olmayan bir ürün için ILAC_TIBBICIHAZ senaryosuyla fatura kesilebilir mi? Evet, ancak o ürün fatura satırında "DIGER" alanıyla tanımlanmalıdır. Faturada en az bir satırda ÜTS veya İTS kapsamındaki bir ürün bulunması zorunludur.

Eski Temel veya Ticari Fatura senaryosunu kullanmaya devam edebilir miyim? Temel Fatura ve Ticari Fatura senaryosuyla devam etmek isteyen kullanıcılar için herhangi bir kısıtlama olmamakla birlikte, ILAC_TIBBICIHAZ seçildiğinde şematron otomatik devreye girer ve GİB'in teknik kurallarına uygunluk denetlenir. Tıbbi cihaz ve malzeme satışı yapan mükellefler için 1 Ekim 2025'ten itibaren bu senaryo zorunludur.

SGK'ya kesilen faturalarda özel bir kılavuz var mı? Evet. ILAC_TIBBICIHAZ senaryosu genel çerçeveyi belirlerken SGK'ya yapılan faturalandırmalarda SGK'nın kendi teknik dokümanı da dikkate alınmalıdır.

KDV oranları bu fatura türünde nasıl belirlenir? İlaç ve tıbbi cihaz faturasında KDV oranı ürünün türüne ve mevzuatta belirlenen özel durumlara göre değişmektedir. Kesin oran ürünün sınıflandırmasına ve TİTCK ile GİB'in duyurularına göre belirlenmektedir. E-Fatura Tıbbi senaryosu kapsamında düzenlendiğinde KDV ve vergi bilgileri sistemsel olarak kontrol edilir.

Sonuç

ILAC_TIBBICIHAZ senaryosu, Türkiye sağlık sektöründeki dijital dönüşümün en somut adımlarından biridir. Tıbbi cihaz ve malzeme tedarikçileri için 1 Ekim 2025'ten itibaren geçerli olan bu zorunluluk; yalnızca teknik bir uyum meselesi değil, aynı zamanda ürün güvenliği, hasta takibi ve kurumsal itibar açısından da kritik bir gereklilik olarak değerlendirilmelidir.

Doğru yazılım, eksiksiz stok tanımlamaları ve güncel teknik bilgiyle bu süreci sorunsuz yönetmek mümkündür. Faturaport, bu dönüşümde yanınızda olmak için hazır.